OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft mbH Konstanz

Firmenporträt OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft mbH Konstanz

Das Unternehmen steht im Bereich Informationsmanagement sowie Enterprise Content Management (ECM) für die Beratung, Implementierung und Betreuung digitaler Dokumentenmanagement-Lösungen bei Kommunen, Landkreisen, Behörden sowie Industrie- und Dienstleistungsunternehmen. Insgesamt beschäftigt die OPTIMAL SYSTEMS Gruppe knapp 700 Mitarbeitende an 16 Standorten und erwirtschaftet einen Umsatz von 77,4 Millionen Euro. Seit 2020 ist OPTIMAL SYSTEMS Mitglied der Kyocera Document Solutions Group und damit Teil der japanischen Kyocera Corporation.

Leistungs- und Technologieprofil

Im Zentrum des Leistungsangebots steht enaio®, die Full-Feature-Enterprise-Content-Management-Suite von OPTIMAL SYSTEMS, die Dokumentenmanagement, revisionssichere Archivierung, Workflow-Automatisierung und Recherche in einer integrierten Plattform bündelt. enaio® deckt den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten ab: von der Erfassung über enaio® capture-pro, der automatisierten Klassifizierung und Indexierung, über digitale Workflows mit Vertretungsregelungen und Freigabeprozessen, bis zur revisionssicheren, SaaS-basierten Langzeitarchivierung mit enaio® classify-pro. Ergänzt wird das Portfolio durch elektronische Signaturfunktionen, flexible Versionierung, facettierte Volltext- und Indexsuche sowie mobile Zugriffsmöglichkeiten auf das Dokumentenarchiv.

Als cloud-native Alternative bietet OPTIMAL SYSTEMS die Content-Services-Plattform yuuvis® Momentum an, die skalierbares Dokumentenmanagement in der Cloud, hybrid oder on-premises ermöglicht, über ein flexibles Datenmodell verfügt und mit modularen yuuvis® Apps wie Explorer, Contract, Business Partners und dem SAP Cloud-Archiv kombiniert werden kann. Für individuelle Erweiterungen steht mit yuuvis® RAD ein Low-/No-Code-Werkzeug zur Entwicklung eigener ECM-Anwendungen zur Verfügung.

Im Bereich künstlicher Intelligenz ergänzen zwei Komponenten das Informationsmanagement: kairos übernimmt die automatisierte Klassifikation, Metadaten-Extraktion, Tabellenerkennung und Dokumententrennung noch vor der manuellen Bearbeitung, während lumee als KI-Assistent natürlichsprachliche Anfragen an den Dokumentenbestand ermöglicht und Antworten mit Quellenverweisen direkt aus den archivierten Dokumenten liefert. Schnittstellen zu SAP, Microsoft und DATEV gewährleisten die Integration in bestehende ERP-, Office- und Finanzbuchhaltungsumgebungen. Das Lösungsportfolio von enaio® umfasst mehr als 100 vorkonfigurierte Anwendungen für Rechnungseingangsworkflow, Vertragsmanagement, Business Process Management, Personalmanagement, digitale Signatur und Archivierung.

Themen- und Begriffsabdeckung

Als Informationsmanagement- und ECM-Anbieter deckt OPTIMAL SYSTEMS Konstanz die Themenfelder Enterprise Content Management, Dokumentenmanagement, elektronische Archivierung, digitale Rechnung, Vertragsmanagement, digitales Personalmanagement sowie Cloud Computing ab. Zentrale Begriffe sind Dokumentenmanagementsystem (DMS), revisionssichere Archivierung, Rechnungseingangsworkflow, Content-Services, Cloud-native ECM-Plattform, Workflow-Automatisierung, digitale Akte, Volltextsuche und KI-gestützte Dokumentenverarbeitung.

English Section

Core products include enaio®, a full-feature ECM suite for document management, workflow automation, and legally compliant archiving, and yuuvis® Momentum, a cloud-native content services platform extendable with modular yuuvis® Apps. AI components kairos (automated document classification and data extraction) and lumee (a conversational AI assistant for enterprise content) extend the platform's capabilities. Typical use cases span invoice processing workflows, contract management, HR document management, and digital case files for public administration, including OZG-compliant citizen services.