Bewerbermanagement Software: Funktionen, Cloud-Lösung, Anbieter
Eine Bewerbermanagement Software ist ein Hilfsmittel in Form einer Applikation zur Vereinfachung des Recruiting-Prozesses für Arbeitgeber, HR-Mitarbeiter und Personaldienstleister. Eine Software beinhaltet zum Beispiel einen Bewerberpool, veröffentlicht Stellenanzeigen, übernimmt das Einladen und Ablehnen von Kandidaten und weist viele weitere Funktionen auf. Synonyme sind E-Recruiting bzw. Online-Recruiting-Software, Bewerbermanagement-Tool, Online-Recruiting-System, Recruiting bzw. Bewerberverwaltung-Software, HR-Software Lösung und Bewerbermanagementsystem.
Warum eine Bewerbermanagement Software verwenden?
Eine Bewerbermanagement Software unterstützt den Recruiting-Prozess und spart Zeit und Ressourcen. Die Softwareanwendung übernimmt und begleitet wichtige Schritte der Personalbeschaffung: Von der Veröffentlichung der Stellenausschreibung, über die Sichtung und Bewertung der Bewerbungsunterlagen bis hin zur Kontaktaufnahme mit geeigneten Kandidaten. Zusätzlich kann der nachfolgende Einstellungsprozess vereinfacht werden, indem auf Basis der der Software bereits bekannten Personaldaten automatisiert ein Vertrag aufgesetzt sowie eine Personalakte angelegt wird. Interessante Bewerber können außerdem in einem Talentpool erfasst werden und für zukünftige Ausschreibungen angesprochen werden. Mitarbeiter der HR-Abteilung in Unternehmen werden dadurch stark entlastet.
Cloud-Lösung
Eine browserbasierte Cloud-Bewerbermanagement Software bietet viele Vorteile. Das Tool kann dadurch ortsunabhängig, von jedem Endgerät mit Internetzugang und mit jedem Betriebssystem benutzt werden. Außerdem ermöglicht eine browserbasierte Cloudlösung (SaaS) problemlos die Einbindung aller Entscheidungsträger, wie bspw. Geschäftsführer oder Abteilungsleiter standortübergreifend.
Wichtige Funktionen
Auch wenn eine Bewerbermanagement Software immer das Ziel der Vereinfachung des Bewerbungsprozesses verfolgt, unterscheiden sich die Anbieter teilweise in ihren angebotenen Funktionen.
Video-Interview-Funktion
Für das Online-Recruiting stellt das Video-Interview ein wichtiges Funktionsmerkmal dar. Zum einen wird dem Bewerber die Möglichkeit gegeben, sich in Form eines Videos vorzustellen und dadurch einen besseren Eindruck zu hinterlassen. Zum anderen bietet diese Funktion für die Entscheider die direkte Bewertung von bspw. Sprachkenntnissen und dem nonverbalen Auftreten des Kandidaten.
Zusätzlich ermöglicht die Video-Interview-Funktion Video-Vorstellungsgespräche über mehrere Standorte hinweg, sodass Kollegen ortsunabhängig gemeinsam Einstellungsinterviews durchführen können. In Form von Kurzvideo-Interviews kann außerdem eine zeitsparende Vorauswahl unter mehreren Kandidaten getroffen werden.
Talentpool
Besonders für größere Unternehmen ist ein Talentpool unverzichtbar. Dort werden Profildaten von potenziellen Arbeitnehmern gespeichert. Oftmals finden sich unter den Bewerbern für eine ausgeschriebene Stelle Kandidaten, die sich fachlich auch oder teils sogar besser für eine andere Position im Unternehmen eignen. Wird diese Position zu einem späteren Zeitpunkt frei und soll neu besetzt werden, kann dann durch den Talentpool auf diese Kandidaten zurückgegriffen werden. Es ist also quasi eine Datenbank für potenzielle Talente, die bei einer passenden Vakanz angesprochen werden können.
Automatisierte Stellenanzeigen
Das automatische Schalten von Stellenanzeigen sollte eine Anforderung an jede Bewerbermanagement Software sein. Das System schreibt dadurch freie Stellen selbstständig auf der Firmen-Website, auf verschiedenen Karriere-Seiten, in den sozialen Medien sowie auf Jobportalen und in Newslettern aus.
Kandidatenerfassung
Wesentlich ist die Erfassung von eintreffenden Bewerbungen. Auch eine automatisierte erste Antwort an den Kandidaten als Bestätigung des Bewerbungseingangs und eine transparente Bewerberkommunikation ist eine sinnvolles Funktionsmerkmal. Nach der Erfassung bewertet eine E-Recruiting-Software die Kandidatenprofile, vergleicht sie systematisch untereinander und gleicht sie mit dem Anforderungsprofil der ausgeschriebenen Stelle ab.
Mobiler Zugriff
Berechtigte Nutzer sollten auf das Tool bzw. auf die Bewerbungen jederzeit und von überall aus zugreifen können.
Zu- und Absagen
Nach Beendigung des Bewerbungs- und Entscheidungsprozesses versendet das Tool die Zu- und Absagen an die Kandidaten.
Einhaltung der Datenschutzrichtlinie
Die Software muss unbedingt den Datenschutz der Bewerbungen/Bewerber (personenbezogene Daten usw.) einhalten können. Siehe auch DSGVO.
Bewerbermanagement mit Open source Software
Einige Softwareanwendungen sind auch frei zugänglich und somit für Dritte einsehbar. Sie zeichnen sich durch Flexibilität und Offenheit aus und sind meist kostenlos. Dadurch können sie von jeglichen Anwendern benutzt werden. Außerdem kann man Bewerbermanagement Open source Anwendungen auch ohne große IT-Kenntnisse nutzen, da sie ergänzende Angebote enthalten.
Anbieter Bewerbermanagement Software: ein Überblick
Es gibt zahlreiche E-Recruiting-Software-Anbieter auf dem Markt mit innovativen Lösungen und weiterführenden Funktionen wie Onboarding und Zeiterfassung. Die Auswahl des richtigen Anbieters kann durch verschiedene Portale unterstützt werden, die die unterschiedlichen Bewerbermanagement Software-Anbieter testen und vergleichen (Kosten, Usability usw.). Getestet wurden die verschiedenen Tools zum Beispiel von Systemhaus.com, trusted und wintotal.de.
Die Auswahl der geeigneten Bewerbermanagement Software ist neben den Leistungsmerkmalen der Anwendung abhängig von Größe, Anforderungen und Einbindung des neuen Systems in bereits bestehende Programme des Unternehmens. Erfahrene kompetente Unternehmen im Markt sind unter anderem:
- Datev: Die Datev-Lösung für das Personalrecruiting bietet neben nützlichen Funktionen die Software als Modul zu weiteren Anwendungen. Dadurch kann das Bewerbermanagement einfach mit dem Personalmanagement verknüpft werden und an Schnittstellen angebunden werden. Nach der Einstellung eines Bewerbers können die Personaldaten so zum Beispiel direkt in das Lohnprogramm integriert werden.
- Personio: Die Personio Softwareanwendung ist ein umfangreiches cloudbasiertes System für das gesamte Personalmanagement. Neben diversen Features für die Personalverwaltung, bietet das Softwaresystem interessante Möglichkeiten für den Recruiting-Prozess. So kann bspw. ohne viel Aufwand eine Karriereseite im Corporate Design aufgebaut werden. Spannend ist auch die Funktion der automatischen Distribution von Stellenanzeigen auf mehrere Jobportale, u.a. marktführende Jobbörsen wie Stepstone, INDEED und Monster.
- PreScreen: PreScreen ermöglicht eine automatische Selektion der eingegangenen Bewerbungen auf Grundlage der Anforderungs- und Bewerberprofile. Das System bietet außerdem eine hohe Candidate Experience durch transparente Prozesse und schnelle Kommunikationsabläufe.
- Prosoft: Die cloudbasierte Software verspricht eine nutzerfreundliche Lösung und einen erfolgsoptimierten Recruitingprozess. Auch Prosoft ermöglicht das Teilen der Stellenausschreibungen mit nur einem Klick auf hunderten Karriereportalen. Spannend ist auch das Feature "PerfectMatch". Der Algorithmus vergleicht das erstellte Anforderungsprofil mit den Kandidaten und erstellt auf dieser Basis ein erstes Ranking der eingegangenen Bewerbungen.
- Softgarden: Softgaren bietet eine browserbasierte Cloudlösung für das E-Recruiting. Die Software hat unter anderem die Funktion eines Video-Interviews. Herausragend ist auch die Einbindung von Führungskräften und die Vereinfachung der Abstimmungsprozesse, wodurch das Bewerbungsverfahren merklich beschleunigt werden kann. Das Softwaresystem von Softgarden fragt außerdem selbstständig nach Bewerberfeedback; die damit gesammelten Erfahrungsberichte können für verschiedene Karriere- und Arbeitgeberportale verwendet werden, wie bspw. kununu.
- Yawik: Yawik ist ein kostenloses Bewerbermanagementsystem. Obwohl die Anwendung Open Source ist, bietet sie Funktionsmerkmale wie das Multiposting oder das Abspeichern von sensiblen Bewerberdaten auf dem eigenen Rechner.
- talentstorm: Cleveres Bewerbermanagement für den Mittelstand.
- Recruitee
- rexx systems
- jacando
Weiterführende Informationen zum Thema finden Sie im Wiki Bewerbermanagement und im Wiki Recruiting.
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